Czym jest portfel projektów?

Wiele nowoczesnych przedsiębiorstw grupuje wykonywane zadania w ramach projektów i realizujących je zespołów projektowych. Choć te mogą znacząco różnić się między sobą i obejmować różne sektory działania firmy, łączy je wiele kwestii. Przede wszystkim wykorzystują wspólne zasoby, a optymalny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami, zespołami, systemami czy pracownikami przekłada się na efektywność całego podmiotu. To dlatego tak ważną rolę odgrywa portfel projektów. W ten sposób określa się grupę projektów, pomiędzy którymi występuje sieć wzajemnych powiązań: na przykład są realizowane w ramach jednej organizacji, działu, mają wspólne źródło finansowania czy konkurują o te same zasoby. Budowa portfela ma pomóc firmie w jak najbardziej efektywnym zarządzaniu i w zwiększaniu możliwości operacyjnych.

Jak zarządzać portfelem projektów?

Aby właściwie zarządzać projektami, przede wszystkim potrzebujesz sprawdzonej strategii działania. Wiele biznesowych inspiracji znajdziesz w bazie wiedzy dla przedsiębiorców, jaką jest serwis Firmove.pl.

Według klasycznej koncepcji kompleksowe zarządzanie portfelem projektów składa się z pięciu etapów:

1. Budowa strategii: punktem wyjścia jest stworzenie strategii dostosowanej do potrzeb konkretnej firmy. Powinna brać pod uwagę różne czynniki decydujące o sposobie zarządzania projektami – z jednej strony decydującą rolę mogą odgrywać kwestie finansowe, z drugiej kwestie funkcjonalne. Strategia określa ramy doboru projektów i schematy pozwalające na ich jak najbardziej efektywne prowadzenie.

2. System oceny projektów: realizacja projektów powinna umożliwiać osiąganie celów istotnych z punktu widzenia organizacji. Aby było to możliwe, konieczne jest stworzenie systemu oceny ich zgodności z przyjętą strategią, a następnie decydowania o źródle ich finansowania czy zasobach, z jakich będą korzystać.

3. Hierarchizacja: po zaakceptowaniu projektu konieczne jest zapewnienie odpowiednich zasobów (w tym również finansowych i ludzkich) niezbędnych do jego realizacji. Istnieje kilka modeli pozwalających na hierarchizowanie projektów w taki sposób, aby realizować je w sposób najbardziej efektywny z punktu widzenia korzyści odnoszonych przez firmę.

4. Zrównoważenie portfela projektów: dobrze zaprojektowane zarządzenie portfelem bazuje na zrównoważeniu, czyli ukształtowaniu takiego modelu działania, który pozwala firmie osiągnąć oczekiwaną efektywność bez narażania jej na zbędne ryzyko czy nadmierne wykorzystywanie zasobów.

5. Zarządzanie bieżącymi procesami: ostatnim etapem jest egzekucja aktualnych projektów, monitorowanie ich stanu i podejmowanie decyzji najkorzystniejszych z perspektywy firmy.

Szersze spojrzenie na projekty

Jak widzisz, zarządzanie portfelem projektów wymaga spojrzenia z szerszej perspektywy. Konieczne są więc wiedza i umiejętności zarządzania nie tylko pracami w ramach konkretnego projektu. Budowanie spójnej strategii powinno obejmować wszystkie projekty realizowane przez organizację. W tym celu często wprowadza się ogólnofirmowe biura projektów odpowiedzialne za koordynację i monitorowanie. Ważną rolę odgrywa także merytoryczne przygotowanie managerów, którzy muszą doskonale znać strategię firmy i umieć wykorzystywać ją w praktyce, w tym na wyjątkowo ważnym etapie doboru projektów i w trakcie realizacji.