Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 7 kwietnia, uchyla dotychczasowe przepisy dotyczące telepracy. Nowela przewiduje, że praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.

- To ważny dzień dla rynku pracy w Polsce – w piątek wchodzą w życie przepisy o pracy zdalnej. To odpowiedź na zmieniające się trendy oraz postulaty pracowników i pracodawców, którzy korzystali lub korzystają z tej formy pracy upowszechnionej w czasie pandemii - podkreśla minister rodziny Marlena Maląg.

Wskazała, że zmiany w Kodeksie pracy obejmują przede wszystkim wprowadzenie definicji pracy zdalnej, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy.

- Ustawa w pełni reguluje kwestie związane z pracą zdalną dotychczas określone w tzw. specustawie covidowej – oraz takie, których w niej brakowało. Dotyczy to m.in. zwrotu kosztów za energię elektryczną - dodała szefowa MRiPS.

Zaznaczyła, że wejście w życie przepisów o pracy zdalnej to znaczące ułatwienia w godzeniu obowiązków rodzinnych i zawodowych. Zgodnie z ustawą, pracodawca nie będzie mógł bez wyraźnego powodu – np. w związku z organizacją pracy – odmówić pracy zdalnej np. pracownicy w ciąży, rodzicom dzieci do lat 4, dzieci z niepełnosprawnościami czy osobom sprawującym opiekę nad innym członkiem rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności.

- To ogromna zmiana. Praca zdalna jest także szansą np. dla mieszkańców mniejszych, gorzej skomunikowanych ośrodków - podkreśliła minister.

Czym jest praca zdalna?

Praca zdalna to, według ustawowej definicji, wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Praca zdalna może być zatem świadczona m.in. pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Przepisy wyróżniają pracę zdalną całkowitą i hybrydową - dostosowaną do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy oraz tę świadczoną w szczególnych przypadkach. To m.in. czas obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii czy pożaru lub zalania w zakładzie pracy.

Praca zdalna może być wykonywana także okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Praca zdalna w tej formie ma mieć zastosowanie w okolicznościach incydentalnych, uzasadnionych wyłącznie potrzebą pracownika. Przykładem może być konieczność opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny.

Obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej powinien być uregulowany w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładowymi organizacjami zawodowymi, a jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia lub, gdy u pracodawcy nie działa żaden związek - w regulaminie ustalonym przez pracodawcę po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

W przypadku, gdy u pracodawcy nie będzie obowiązywało porozumienie ani regulamin pracy zdalnej, będzie ona mogła zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.

Według przepisów, pracodawca, co do zasady, nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej m.in. rodzicom, którzy wychowują dziecko do 4. roku życia, rodzicom i opiekunom, którzy opiekują się osobą z niepełnosprawnością w rodzinie i kobietom w ciąży. Chyba, że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, np. służb mundurowych.

Ta sama nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła w życie możliwość kontroli przez pracodawców trzeźwości pracowników, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia. Przepisy w tej sprawie zaczęły obowiązywać 21 lutego.

Nowe obowiązki dla pracodawców

Jak mówiła w RDC Dorota Zawiślińska z Pulsu Biznesu, oznacza nowe obowiązki dla pracodawców.

– W tym między innymi pokrywanie przez nich kosztów pracownikom, którzy właśnie świadczą pracę zdalną czyli poza siedzibą firmy. Prace nad tą legislacją trwały bardzo długo bo ponad dwa lata łącznie z konsultacjami. Pracodawcy mieli nadzieję, że otrzymają dokument który wyraźnie pokaże wytyczne. Niestety tak do końca nie jest – mówiła Zawiślińska.

Niektóre obowiązki zostały jednak jasno opisane.

– Na pewno będzie musiał zwrócić pracownikowi te konkretne koszty, które rzeczywiście pracownik poniósł w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Czyli chodzi o koszty energii elektrycznej oraz internetu. Dniówka ośmiogodzinna powinna oznaczać jedną trzecią kosztów miesięcznego internetu. Może ustawodawca właśnie zwracać te koszty uśrednionym ryczałtem – mówiła Zawiślińska. 

I tutaj - jak mówił nasz gość -  mogą pojawić się problemy.

– Jeżeli pracodawca zastosuje np. zbyt niski ryczałt to wtedy nie pokryje prawdziwych kosztów, które ponosi pracownik. Natomiast jeżeli będzie on zbyt wysoki to wówczas pracodawca może być posądzony przez organy skarbowe, że ukrył właśnie w tym wysokim ryczałcie podwyżkę albo jakiś bonus – mówiła Zawiślińska.

Ryczałt jest nieopodatkowany, przez co należy dokumentować kalkulację na wypadek kontroli skarbowej. Ustawa wprowadza obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu ze związkami, regulaminie lub porozumieniu z pracownikiem. Przepisy też ustalają kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej - to np. kobietom w ciąży, osobie wychowującej dziecko do 4 roku życia.

Jak Polacy oceniają zmiany?

Firma ClickMeeting polska platforma webinarowa, służąca do spotkań online, przeprowadziła badanie, w którym zapytała ankietowanych między innymi o to, jak oceniają projekt nowelizacji Kodeksu Pracy. Jak się okazało, pozytywnie ocenia go 29 proc. Polaków. Natomiast negatywnie 10 proc. badanych, a aż 61 proc. nie ma zdania. Jednocześnie aż 65 proc. ankietowanych uważa, że praca zdalna, która może być wykonywana w dowolnym wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą miejscu, jest rozwiązaniem dobrym (12 proc. badanych uważa to za zły model, a 23 proc. nie ma zdania). Zmiany, które wchodzą dziś w życie, komentuje Anna Zielińska, specjalistka ClickMeeting.

- Pamiętajmy, że praca zdalna wprowadzona kodeksem pracy nie jest obowiązkowa, ani też nie ma automatycznego zastosowania do pracowników. Pracodawca sam decyduje czy w ogóle wprowadza pracę zdalną w swoim zakładzie pracy, a jeśli tak, to czy dla wszystkich pracowników, czy jedynie dla wybranych grup. Ustawodawca wprowadził jednak pewien swoisty wyjątek m.in. dla pracownic w ciąży, rodziców dzieci do 4 roku życia czy osób opiekujących się niepełnosprawnymi członkami rodziny. Osoby te mogą złożyć wniosek o wykonywanie pracy zdalnej. Pracodawca może nie uwzględnić takiego wniosku jedynie wtedy, gdy wykonywanie przez takie osoby pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na rodzaj pracy, jaki wykonują lub ze względu na organizację pracy – komentuje Anna Zielińska, In-house Lawyer ClickMeeting.

Proces wprowadzania zmian na temat pracy zdalnej

Specjalistka ClickMeeting wyjaśniła również, jak wygląda proces wprowadzania wyżej wspomnianych zmian wewnątrz firmy. W pierwszej kolejności przygotowywana jest propozycja dokumentów dotyczących pracy zdalnej. Na tym etapie odbywają się wewnętrzne konsultacje działu prawnego, HR oraz szefostwa. Następnie przechodzi się do rozmów z pracownikami. Anna Zielińska podkreśla, że jeśli pracodawca nie chce powszechnie regulować pracy zdalnej, albo nie zdążył tego zrobić, to uregulowanie zasad wykonywania pracy zdalnej następuje: w poleceniu pracodawcy (polecenie tylko w okresie epidemii itp.) lub w uzgodnieniu z pracownikiem (w postaci aneksu do umowy o pracę). Po tych etapach odbywa się ogłoszenie pracownikom ostatecznej wersji dokumentów.

- Gdy pracodawca ma już komplet regulacji dot. pracy zdalnej, możliwe jest jej zastosowanie do pracowników. Podstawą do zastosowania pracy zdalnej może być albo uzgodnienie pracodawcy i pracownika, albo jednostronne polecenie pracodawcy. Uzgodnienie można zawrzeć przy zawieraniu umowy o pracę lub w toku zatrudnienia. Wymaga ona zgodnej woli obu stron umowy o pracę. Oznacza to, że zarówno pracownik, jak i pracodawca muszą zgodzić się na jego treść, w tym na konkretne miejsce świadczenia pracy zdalnej. Polecenie z kolei jest jednostronną czynnością i nie wymaga zgody pracownika. Pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej tylko w określonych okolicznościach, takich jak stany nadzwyczajne, zagrożenie epidemiczne, epidemia czy w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Aby pracownik rozpoczął świadczenie pracy zdalnej po otrzymaniu polecenia, musi on jednak złożyć oświadczenie, że posiada ku temu warunki lokalowe i techniczne. W praktyce praca zdalna będzie najczęściej wykonywana w oparciu o uzgodnienie o pracę. Dokument taki powinien zawierać minimum informacje o wykonywaniu pracy zdalnej, jej wymiar oraz miejsce świadczenia – tłumaczy Anna Zielińska.

Jedna trzecia Polaków chciała zmian w Kodeksie pracy wcześniej

Zmiany, które wejdą w życie 7 kwietnia, według 32 proc. Polaków powinny być wprowadzone już wcześniej. Aż 44 proc. badanych nie ma na ten temat zdania, 9 proc. uważa, że nowe przepisy powinny pojawić się później, a 16 proc. ankietowanych jest zdania, że to odpowiedni czas. Co ciekawe aż 52 proc. Polaków zadeklarowało, że nie słyszało nic na ten temat, a 22 proc. badanych nie jest pewna, czy takie informacje do nich dotarły. Z pewnością o zapowiadanej nowelizacji słyszało 26 proc. Polaków. O to, czym dokładnie będzie teraz praca zdalna, zapytano specjalistkę ClickMeeting.

- Kodeks pracy wprowadza dwa rodzaj pracy zdalnej: pracę zdalną oraz pracę zdalną okazjonalną, którą można wykonywać do 24 dni w roku kalendarzowym. Upraszczając, ta pierwsza to odpowiednik dotychczasowej telepracy z kodeksu pracy, a ta druga to tzw. home office. Co istotne, pracownik może łączyć obie te instytucje. Pamiętajmy, że tzw. „praca hybrydowa”, to także rodzaj pracy zdalnej – tej będącej odpowiednikiem telepracy – tyle tylko, że jest to praca zdalna w niepełnym wymiarze. Tak więc pracownik, który uzgodni z pracodawcą pracę zdalną w wymiarze np. 3 dni w każdym tygodniu pracy (czyli tzw. pracę hybrydową), może dodatkowo wnioskować o pracę zdalną okazjonalną, aby np. w danym tygodniu pracować z domu 5 dni – podkreśla Anna Zielińska.

ClickMeeting zapytał ankietowanych również o to, czy planowana nowelizacja jest korzystna zarówno dla pracowników, jak i samych pracodawców. Jak się okazało, 36 proc. osób powiedziało, że nowe przepisy są korzystne dla pracodawców, 13 proc. uważa, że nie, a 51 proc. badanych zaznaczyło odpowiedź “nie wiem”. Natomiast jeśli chodzi o pracowników, aż 40 proc. Polaków uważa, że zmiany te są dla nich korzystne, 13 proc. uważa, że są one niekorzystne, a 48 proc. osób przyznało, że nie wie, co sądzić na ten temat.

Jak policzyć wysokość dodatku za pracę zdalną?

- Przy wdrożeniu pracy zdalnej najbardziej kłopotliwe wydaje się ustalenie wysokości tzw. dodatku za pracę zdalną, czyli kosztów, które są niezbędne do świadczenia pracy zdalnej oraz bezpośrednio z nią związane. Kodeks pracy zobowiązuje pracodawców do pokrycia jedynie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Pozostałe koszty jedynie mogą być pokrywane. Niestety ustawodawca nie podpowiedział, według jakich zasad należy wyliczać te koszty i każdy pracodawca musi sam wymyślić sposób na ich wyliczenie. Praktyka pokazuje, że jest wiele różnych sposób wyliczenia takich kosztów, a ich wysokość jest naprawdę zróżnicowana, gdyż potrafi wynosić od ok. 2,50 zł za 1 dzień, do ok. 100-150 zł za miesiąc. Pracodawca na wypadek ewentualnych kontroli z US lub ZUS powinien zachować wyliczenia wysokości takiego dodatku za pracę zdalną wraz ze źródłami, na których się opierał takich jak oferty dostawców Internetu – mówi Anna Zielińska.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej

Jak podkreśla Anna Zielińska, także miejsce wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej powinno zostać uzgodnione przez pracodawcę i pracownika. Trzeba pamiętać, że pracownik ani w przypadku pracy zdalnej, ani pracy zdalnej okazjonalnej nie może swobodnie, w sposób samodzielny wybierać miejsca świadczenia pracy zdalnej. Pracownik proponuje takie miejsce, a pracodawca może się sprzeciwić na dane miejsce. Dodatkowo każda zmian miejsca świadczenia pracy zdalnej wymaga ponownego uzgodnienia. Jeśli w uzgodnieniu o pracę zdalną strony wpisały kilka miejsc świadczenia pracy zdalnej, to dalszemu uzgodnieniu podlegają tylko miejsca dotychczas nieuzgodnione.

- Wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej z nieuzgodnionego miejsca może pociągnąć za sobą szereg konsekwencji. Po pierwsze, w razie wypadku przy pracy, wypadek taki raczej nie zostanie uznany przez ZUS za wypadek przy pracy, a pracownik nie dostanie świadczenia pieniężnego z tego tytułu. Po drugie, w przypadku pracy z zagranicy pracownik może wpaść w inny porządek prawny dotyczący podatków, w tym w podwójne opodatkowanie. Obowiązki podatkowe związane z taką sytuacją obciążają pracownika. Po trzecie, w przypadku wykonywania pracy spoza EOG może dojść do przetwarzania lub eksportu danych osobowych poza EOG. RODO w takiej sytuacji nakłada na administratora- czyli pracodawcę m.in. obowiązek wprowadzenia dodatkowych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. Pracodawca będzie także odpowiadał za wszelkie naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych w takich sytuacjach. Po czwarte taka sytuacja może w niektórych wypadkach zostać potraktowana nawet jako samowolne opuszczenie miejsca pracy i doprowadzić do zwolnienia dyscyplinarnego – dodaje Anna Zielińska.

27 stycznia prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Wprowadza ona definicję pracy zdalnej do Kodeksu pracy. Zgodnie z nią jest to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Nowela przewiduje pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową, stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy, a także umożliwienie polecenia pracownikowi pracy zdalnej w szczególnych przypadkach. To m.in. czas obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii czy pożaru lub zalania w zakładzie pracy.

Posłuchaj całej rozmowy: Nowe zasady pracy zdalnej