Analiza KPI – dlaczego jest tak istotna?

Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) są używane przez firmy jako narzędzie kontroli podczas realizacji zleceń i do oceny poziomu skuteczności swoich działań na tle innych firm. Dzięki temu umożliwiają śledzenie postępów lub spadków w wydajności oraz pozwalają na wprowadzenie niezbędnych zmian. KPI ma szczególne znaczenie dla firm wchodzących na rynek, które swoje plany powinny jak najczęściej konfrontować z realnym przebiegiem świadczonych usług.

Kluczowe wskaźniki efektywności wykorzystywane są także w przypadku znakomitej większości firm transportowych, zwracających uwagę na logistyczne aspekty działania, które w tym przypadku niosą za sobą takie czynniki jak zadowolenie klienta, czy sprawność, jakość i przebieg dostawy. Bardzo ważna jest tutaj dogłębna analiza KPI ze względu na to, że daje bezpośredni wgląd w funkcjonowanie poszczególnych elementów i zwiększa szanse na podniesienie ich jakości. Jak wiadomo, efektowność jest bardzo istotna dla działania każdego rodzaju przedsiębiorstw, warto więc przyjrzeć się wynikom, aby móc w pełni kontrolować poszczególne obszary działania firmy. Można skupić się na tym właśnie poprzez wnikliwy przegląd różnego rodzaju danych, obserwowanie spadków i wzrostów oraz porównywanie ich z najbardziej pożądanymi wartościami KPI.

Jakie dane należy analizować?

W przypadku transportu działalność takiej firmy wydaje się prosta – dostarczenie danego towaru z jednego miejsca w drugie; jednak należy zwrócić uwagę na to, że po drodze pojawia się wiele poszczególnych części składowych np.: dobór pojazdu, określenie najlepszej trasy czy odpowiednie zabezpieczenie towarów. Jeżeli zależy nam na poprawie wydajności należy wziąć pod uwagę różnego rodzaju czynniki, a w szczególności takie aspekty, jak:

• widoczność na rynku (odpowiednia reklama, przy jednoczesnym uwzględnieniu grupy docelowej, do której skierowana jest usługa)
• opinie klientów (np. czy klienci korzystający z usługi decydują się na ponowny wybór naszej firmy)
• czas pracy (czy w porównaniu do innych firm transportowych oferujemy sprawną dostawę towaru, zwrócenie uwagi na długość trasy)
• jakość transportu (stan dostarczanych towarów, odpowiednie zabezpieczenie)
• dyspozycyjność (jak szybko jesteśmy w stanie zaakceptować zlecony transport, elastyczność świadczonych usług)
• zasięg (obszar działania - czy firma nie działa na zbyt dużym lub zbyt małym obszarze)
• stopień wykorzystywania pojazdów (koszty napraw, stan środków transportu)

Kluczowa jest odpowiednia analiza poszczególnych czynników w przypadku świadczonych usług oraz ich wartościowanie i skupienie się na najbardziej istotnych obszarach, które w największym stopniu mogą zapewnić poprawę wydajności.

Jak usprawnić proces analizowania danych?

Analiza powyższych elementów może być dość czasochłonna oraz wymagająca, ponieważ należy uwzględnić zarówno czynniki wpływające na wydajność firmy jak i tło warunkujące funkcjonowanie tychże czynników. Przykładowo, jeśli wyznaczonym przez nas celem jest poprawa zysków, nie możemy mierzyć odpowiedniego wskaźnika w zbyt krótkich interwałach czasowych, ponieważ spowoduje to zablokowanie inwestycji. Skupienie się na poprawie wybranego aspektu może prowadzić do pojawienia się innych problemów, tj. odsuwanie niezbędnych wydatków czy usilne przyspieszanie sprzedaży w wybranym przedziale czasowym.

Jeśli zależy Ci na optymalnym funkcjonowaniu firmy i wdrażaniu odpowiednich działań naprawczych, warto korzystać z oprogramowania, które pomoże Ci w analizie wydajności Twojej firmy. Tutaj bardzo dobrym rozwiązaniem jest system telematyczny WEBFLEET od Webfleet Solution. Ta nowoczesna platforma pomaga kontrolować takie kwestie jak lokalizacja pojazdów, koszty paliwa czy czas realizacji zleceń. System służy również do gromadzenia danych – pozwala na analizę wybranych wskaźników KPI i pozwala na generowanie raportów. Dzięki temu uzyskujesz innowacyjne narzędzie do rzetelnej oceny kondycji Twojego przedsiębiorstwa.

KPI to bardzo istotne narzędzie, które odpowiednio wykorzystywane pomoże firmie w trafniejszym określaniu celów, badaniu efektywności poszczególnych aspektów jej funkcjonowania oraz lepszym zrozumieniu działania branży i własnego przedsiębiorstwa, co z pewnością przyniesie widoczną poprawę w dążeniu osiągania wyznaczanych celów.